Politique de confidentialité

Portée de la présente politique

La présente politique s’applique à ce site Web ainsi qu’aux renseignements personnels que je recueille dans le cadre de la préparation de soumissions, de la conclusion de contrats, de l’approvisionnement, de l’importation et de la livraison de marchandises. Elle ne s’applique pas aux sites de tiers vers lesquels je pourrais pointer, lesquels ont leurs propres politiques.

La majeure partie de ce que je traite constitue des coordonnées d’affaires : votre nom, votre titre, votre entreprise, votre courriel professionnel, votre téléphone au travail et votre adresse d’affaires, utilisés uniquement pour communiquer avec vous relativement à votre travail. La LPRPDE soustrait généralement cette catégorie à ses exigences de consentement. Je leur applique néanmoins les mesures de protection décrites ici.

Renseignements personnels que je recueille

Renseignements que vous me fournissez

Lorsque vous me joignez par courriel : votre nom, votre entreprise, votre adresse courriel et ce que votre message contient — habituellement la description de ce que vous cherchez à approvisionner, les quantités visées, le prix rendu visé, la date requise, les exigences de certification et le lieu de livraison, ainsi que les dessins, devis ou photographies joints. Je les conserve, de même que ma correspondance avec vous par courriel, téléphone et messagerie.

Renseignements recueillis si vous devenez client

Adresses de facturation et de livraison, bons de commande et factures, votre numéro d’entreprise et tout numéro d’importation ou de compte exigé par les douanes, documents douaniers et d’expédition, rapports d’inspection et de certification, et registres de paiement. Je ne recueille ni ne conserve de numéro complet de carte de paiement. Les paiements se font par virement bancaire ou par chèque et sont traités par mon institution financière.

Renseignements recueillis automatiquement

Mon hébergeur consigne les journaux de serveur habituels pour chaque requête — adresse IP, agent utilisateur du navigateur, URL demandée, page de provenance et horodatage — afin d’assurer la disponibilité du site et de le protéger contre les abus.

Je ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans, et je ne recueille pas de renseignements sensibles tels que des données de santé ou biométriques, ni de données bancaires au-delà de ce qu’exige une opération d’importation.

Témoins, statistiques et suivi

Ce site ne dépose aucun témoin (« cookie »), n’exécute aucun outil de statistiques et ne charge aucun script de suivi de tiers, pixel publicitaire ou contenu intégré de média social. J’héberge moi-même les polices de caractères : afficher cette page n’envoie aucune requête à un service externe. Il n’y a donc rien à refuser ici. Si j’ajoutais un outil de statistiques, je mettrais d’abord la présente politique à jour et je choisirais un outil qui ne constitue pas de profils de navigation intersites.

Pourquoi je les recueille

J’utilise les renseignements personnels uniquement pour :

• répondre à votre demande et préparer une soumission ;
• repérer et évaluer des fabricants, négocier avec eux et leur passer commande ;
• organiser l’inspection, les essais, la certification et l’étiquetage bilingue ;
• organiser le transport, l’assurance, le dédouanement et la livraison ;
• respecter mes obligations d’importateur officiel, y compris la tenue de registres douaniers ;
• vous facturer, percevoir le paiement et tenir mes comptes ;
• assurer le soutien sous garantie et traiter les réclamations ;
• communiquer avec vous au sujet d’une commande en cours.

Je n’envoie pas de courriels de marketing à moins que vous ne le demandiez ; le cas échéant, chaque message m’identifiera et comportera un lien de désabonnement fonctionnel, comme l’exige la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Je n’utilise les renseignements qu’aux fins énumérées ci-dessus ou à des fins compatibles avec celles-ci. Si une nouvelle fin devait apparaître, je vous demanderais d’abord votre consentement.

Consentement

En correspondant avec moi, vous consentez à ce que je recueille, utilise et communique vos renseignements aux fins prévues à l’article 04. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en m’écrivant à titre de responsable de la protection des renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Si vous retirez votre consentement pendant qu’une commande est en cours, il se peut que je ne puisse pas la mener à terme. Les documents que la loi m’oblige à conserver, décrits à l’article 09, seront conservés malgré le retrait.

À qui je les communique

Je ne communique de renseignements personnels qu’aux parties nécessaires à l’exécution du mandat que vous me confiez :

• Fabricants et fournisseurs, principalement en Chine continentale — je transmets les devis techniques, les dessins et les quantités.
• Transitaires, transporteurs et courtiers en douane — nom du destinataire, adresse de livraison, téléphone de contact, facture commerciale et liste de colisage.
• L’Agence des services frontaliers du Canada et les autres autorités de réglementation — selon ce qu’exigent la déclaration en douane et la conformité des produits.
• Organismes d’essai et de certification — lorsqu’un produit requiert une certification CSA, UL/cUL ou autre.
• Mes fournisseurs de services — hébergeur du site, fournisseur de courriel, comptable, banque, assureur et conseillers juridiques, chacun n’étant autorisé à utiliser les renseignements que pour le service qu’il me rend.
• Lorsque la loi l’exige — en réponse à une ordonnance judiciaire, à une assignation ou à toute autre demande légitime, et uniquement dans la mesure requise.
• En cas de transfert d’entreprise — si l’entreprise ou ses actifs sont vendus ou réorganisés, les dossiers peuvent être transférés à l’acquéreur, qui demeurera lié par la présente politique.

Renseignements conservés ou traités à l’extérieur du Canada

J’exerce mes activités entre le Canada, Hong Kong et la Chine continentale. Certains de mes fournisseurs de services conservent ou traitent des données à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis et à Hong Kong. Pendant qu’ils se trouvent dans un autre pays, les renseignements sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses tribunaux, à ses organismes d’application de la loi et à ses autorités de sécurité nationale en vertu d’une ordonnance rendue sur place, sans que vous en soyez avisé.

Je retiens des fournisseurs offrant par contrat un niveau de protection comparable et ne leur communique que ce qui leur est nécessaire. Si vous préférez qu’un dessin ou un devis ne sorte pas du Canada par courriel, écrivez-moi et nous conviendrons d’un autre moyen.

Comment je les protège

J’applique des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques proportionnées à la sensibilité des renseignements : l’ensemble du site est servi en HTTPS ; je suis la seule personne à avoir accès aux dossiers des clients ; les comptes sont protégés par des mots de passe forts et uniques et par l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est offerte ; les appareils sont chiffrés ; les dossiers papier sont conservés sous clé.

Aucune transmission par Internet n’est parfaitement sûre, et le courriel ordinaire n’est pas chiffré de bout en bout. Ne me transmettez pas par courriel non chiffré ce que vous jugez hautement confidentiel sans convenir d’abord d’un moyen sécurisé avec moi.

Durée de conservation

• Demandes de soumission qui ne deviennent pas des commandes — jusqu’à 24 mois après le dernier contact, puis suppression.
• Dossiers de commande, dossiers douaniers et pièces comptables — au moins six ans à compter de la fin de l’année visée, comme l’exigent la Loi sur les douanes à l’égard d’un importateur et la Loi de l’impôt sur le revenu à l’égard d’une société, et plus longtemps si un délai de garantie ou de prescription court toujours.
• Journaux de serveur — une courte fenêtre glissante fixée par mon hébergeur, généralement de 30 jours ou moins.

Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qu’aucun délai légal de conservation ne s’applique, je les détruis, les efface ou les anonymise.

Votre droit d’accès et de rectification

Sur demande écrite, je vous confirmerai si je détiens des renseignements personnels vous concernant, je vous indiquerai l’usage qui en a été fait et à qui ils ont été communiqués, et je vous y donnerai accès. Je réponds dans les 30 jours. Une demande raisonnable est sans frais ; si une demande devait entraîner des coûts importants, je vous en donnerais l’estimation au préalable et vous décideriez d’y donner suite ou non.

Si les renseignements que je détiens sont inexacts ou incomplets, je les rectifierai et, s’il y a lieu, j’en aviserai les personnes à qui je les avais communiqués. Vous pouvez aussi demander la suppression des renseignements que je ne suis plus tenu de conserver. Je peux vous demander de vérifier votre identité avant de donner suite. Dans certains cas limités, la loi m’oblige ou me permet de refuser l’accès — par exemple lorsque la communication révélerait des renseignements personnels concernant un tiers ou des renseignements commerciaux confidentiels ou protégés par le secret professionnel — et je vous en donnerai alors le motif par écrit.

Si vous résidez au Québec, vous avez en outre le droit de recevoir les renseignements personnels que vous m’avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), ainsi que le droit de demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de renseignements dans les cas prévus par la loi. Je n’utilise aucun renseignement personnel pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Atteinte aux mesures de sécurité

Si une atteinte aux mesures de sécurité visant des renseignements personnels dont j’ai la responsabilité crée un risque réel de préjudice grave, j’en aviserai les personnes concernées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans les meilleurs délais, j’aviserai tout organisme susceptible de réduire le risque et je tiendrai un registre des atteintes, comme l’exige la LPRPDE. Lorsque les règles québécoises relatives aux incidents de confidentialité s’appliquent, j’y satisfais en parallèle.

Questions et plaintes

Adressez-moi d’abord toute préoccupation — je suis le responsable de la protection des renseignements personnels — aux coordonnées indiquées à l’article 14. J’accuserai réception de votre plainte, je ferai enquête et je vous répondrai par écrit. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3

1-800-282-1376 · priv.gc.ca

Les résidents du Québec peuvent plutôt s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ; ceux de la Colombie-Britannique et de l’Alberta, au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de leur province.

Modification de la présente politique

Je peux modifier la présente politique à mesure que mon entreprise, mes fournisseurs de services ou la loi évoluent. La date d’entrée en vigueur indiquée en tête de cette page correspond toujours à la version courante. En cas de modification importante, je la signalerai sur cette page et, si vous avez une commande en cours, je vous en informerai directement. Continuer d’utiliser le site ou de faire affaire avec moi après une modification vaut acceptation de la politique mise à jour.

Pour me joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels

Liam Zhan

Zhan Supply Co. Ltd.

203 Mission Trail Cres, Ottawa (Ontario)  K2T 0H7, Canada

liam@zhansupply.ca · 343-347-0025

Écrivez-moi en français ou en anglais ; je réponds dans la langue de votre message.